Chcete zvládať prácu, šport, koníčky, rodinu aj kvalitný spánok a 24 hodín vám na to nestačí? Týchto 10 rád vám pomôže usporiadať si svoj pracovný a súkromný čas tak, aby ste sa stihli venovať všetkému podstatnému.

Tento článok vznikol presne pred 2 rokmi. Rozhodla som sa ho aktualizovať a popísať, či tieto zásady dodržiavam a či reálne pomáhajú. Pri niektorých bodoch som doplnila časť „Po 2 rokoch“, kde opisujem, ako sa mi v danej činnosti (ne)darí.

1. Život v rovnováhe

„Keď budete spoľahlivo a lojálne pracovať osem hodín denne, môžete sa nakoniec stať šéfom a pracovať 12 hodín denne.“ ROBERT FROST, americký básnik a nositeľ Pulitzerovej ceny

V súčasnosti sa stále častejšie stretávame s propagáciou zdravého životného štýlu a viac sa hovorí o vyrovnanom pracovno-súkromnom živote. Aj napriek tomu mnohí ľudia (a hlavne zamestnávatelia) považujú workoholizmus za niečo pozitívne. Tých, ktorí robia „od nevidím do nevidím,” obdivujú. Na kolegov, ktorí odišli z kancelárie pred šiestou, pozerajú krivo.

Pritom, ak chcete byť naozaj výkonní pri svojej práci a sústrediť sa na ňu, potrebujeme občas aj vypnúť. Načerpať energiu so svojou rodinou, kamarátmi alebo pri inej voľnočasovej aktivite.

Po 2 rokoch: Túto zásadu sa snažím poctivo dodržiavať. Pracujem v priemere 8 – 9 hodín denne a víkendy venujem len „nepracovným“ veciam. Trénujem aspoň niekoľkokrát do týždňa, čítam knihy, pozerám filmy, chodím na dovolenky a na pivo s kamošmi. Som si istá, že práve vďaka tomu sa mi darí udržiavať v práci koncentráciu a zvládať aj náročné situácie. Posledné dva mesiace som sa vďaka inšpirujúcej knihe Hľadaj vo svojom vnútri začala venovať aj meditácii.

2. Vedieť si určiť priority

Jedna z najväčších výziev v rámci time-manažmentu je naučiť sa pracovať na tom, čo je najdôležitejšie, nie na tom, čo „najviac horí.“ Hlavne, keď vám na chrbát dýcha nervózny šéf alebo kolega, ktorý tie podklady potrebuje teraz hneď!

Na to, aby ste vedeli, čo je dôležité, si v prvom rade musíte vedieť určiť ciele. V súlade s bodom číslo 1 by ste si pri určovaní cieľov mali okrem otázky „Aké sú moje profesijné ciele?“ odpovedať aj na otázky:

  • Aké sú moje duševné ciele (aké schopnosti sa chcem naučiť, čo chcem vedieť/ovládať)?
  • Aké sú moje rodinné a sociálne ciele?
  • Aké sú moje finančné ciele?
  • Aké sú moje ostatné osobné ciele? (napr. zabehnúť maratón, cestovať do Číny a pod.)

Stanovujeme ich, aby sme jednotlivým úlohám vedeli pri plánovaní určiť prioritu. Ich dosiahnutie nás zároveň motivuje a dodáva nám energiu k dosahovaniu ďalších, možno ešte väčších cieľov.

Nejasné (žiadne) určenie cieľov môže byť nebezpečné. Dostávate sa totiž do kolobehu bezcieľnosti:

10-rad-obrazok-do-clanku

Pri určovaní cieľov by ste sa mali držať nasledovných zásad:

  • Ciele by mali byť SMART.
  • Formulujte ich pozitívne a motivujúco. Vyhýbajte sa záporom a negatívám. Namiesto „Už nikdy nechcem prísť do práce neskoro“ napíšem „Chcem každý deň prísť do práce na čas.“
  • Všetky si zapíšte. Ideálne na viditeľné miesto, kde sa s nimi budete pravidelne stretávať, alebo sa vám budú pripomínať (upozornenia v kalendári).

Pri vytváraní a realizácii akýchkoľvek plánov sa vždy pýtajte: „Pomôže mi táto činnosť k dosiahnutiu mojich cieľov?“ Ak nie, nie je pre vás prioritná.

Po 2 rokoch: Určovanie cieľov a akčných krokov je základom môjho pracovného a súkromného plánovania dodnes. Viac o tom, ako si veci plánujem, som písala napríklad v tomto článku. 

3. Áno, aj tu platí Paretov princíp

Pri filtrovaní toho, čo je skutočne dôležité, sa uplatňuje známe pravidlo 80/20. Paretov princíp hovorí o tom, že 80 % nášho výsledku dosiahneme za 20 % nášho času. Keď to otočíme, zistíme, že 80 % nášho času trávime prácou na veciach, ktoré v konečnom dôsledku tvoria len 20 % našich výsledkov.

Preto je dôležité túto zbytočnú prácu odfiltrovať a prejsť od účinnosti (robím všetko, čo mám, čo najefektívnejšie) k účelnosti (robím len dôležité veci čo najefektívnejšie).

Tu sa veľa ľudí zastaví práve pri už spomínanom probléme. Rozlíšiť, čo je skutočne dôležité a čo je len naliehavé. Pomôcť vám môže takzvaný Eisenhowerov princíp. Podľa neho si úlohy rozčleníte na nasledovné kategórie:

  • Priorita A – dôležité a naliehavé. Riešim okamžite dnes (napríklad kríza).
  • Priorita B – dôležité pre dosahovanie určených cieľov.
  • Priorira C – naliehavé. Zdanlivo pôsobia dôležito, lebo sú naliehavé. Pokiaľ to ide, odmietnite ich alebo delegujte na iných. Získate tým čas na A a B úlohy.
  • Priorita D – ani jedno. Zahodím do koša, odmietnem, delegujem na iných.

4. Naučte sa hovoriť NIE

Základné pravidlo manažmentu: Hovorte NIE vždy, keď je to možné a hovorte ÁNO, len keď je to nutné.

Jedným z najčastejších dôvodov, prečo vám pribúdajú práve tasky zapadajúce do skupiny D je, že od vás vaši kolegovia, nadriadení, podriadení alebo kamaráti stále niečo chcú. Nehovorím, že odteraz nikomu s ničím nepomôžete. Treba však zvážiť, či vás dané úlohy len neoberajú o čas a energiu a či je skutočne nevyhnutné ich vykonať.

Po 2 rokoch: Túto zásadu som v poslednej dobe zanedbávala a hneď sa to odrazilo na tom, že pracujem viac a stíham menej. Takže určite sa k nej musím vrátiť. 😉

5. Plánovanie je základ

Odporcovia podrobného plánovania sú presvedčení, že zaberá príliš veľa času, ktorý by mohli použiť na prácu. Tiež podľa nich bráni spontánnosti a kreativite.
Ak ste však zavalení prácou a úlohami, ktoré len operatívne riešite, nielenže vám neostane žiadny čas na kreativitu a spontánnosť, ale hlavne vám neostane žiadna energia.

planovanie-vs-praca

Pri akomkoľvek plánovaní by ste sa mali držať nasledovných zásad:

  • Plánovanie nemôže byť bez termínu.
  • Všetky svoje úlohy, aktivity a termíny si okamžite zapisujte do diára alebo kalendára. Zabudnite na vetu „To si zapamätám“ alebo „To si zapíšem neskôr.“ Verte mi, 80 % si nezapamätáte a nezapíšete neskôr.

Po 2 rokoch:  Občas sa mi stane, že ma zavalia tasky, zacyklím sa a nestíham. Okamžite sa to odrazí na mojom kalendári, kde vzniká chaos a ja sa dostávam do stresu. Vtedy sa stopnem a urobím hlboký nádych, výdych. Na hodinu zabudnem na to, čo všetko musím urobiť, vypnem mobil, zatvorím sa do tichej miestnosti a sústredím sa len na roztriedenie úloh. Všetky si spíšem, dám si k nim deadliny, určím priority a naplánujem v kalendári. Po tomto reštarte začnem opäť fungovať. V pohode a bez stresov.

6. Nechajte si rezervu

Nikdy by ste si nemali plánovať 100 % svojho pracovného času. Je potrebné si nechávať rezervu na tzv. požierače času a riešenie nečakaných situácií. Pokiaľ si túto rezervu nenecháte, čo i len malé vyrušenie vám úplne nabúra váš kalendár.

Odporúčané je plánovať 60 % svojho času a 40 % si nechať ako rezervu. Ak vám ostane voľný čas, jednoducho presuniete task z nasledujúceho dňa.

Po dvoch rokoch: 60 % sa mi javí ako utópia. Ja osobne si dokážem naplánovať a udržať 90 % času a 10 % nechávam rezervu. Niekedy na to aj doplatím.

7. Ako sa vysporiadať so žrútmi času

Pred tým, ako budete čítať ďalej, sa skúste zamyslieť. Čo je v pracovnom živote najväčší žrút času? Väčšina z vás určite odpovedala vybavovanie emailov (prípadne telefonátov alebo korešpondencie). Ako však s týmto problémom bojovať? Ignorovať emaily, keď sa nám nepáči ich obsah alebo množstvo, asi nie je najlepší nápad ;).

Prvá zásada znie: neriešiť emaily priebežne počas celého dňa. Vyhraďte si časové úseky, keď budete svoje správy vybavovať. Ja osobne riešim maily ráno, poobede a večer. Inak mail box ani neotváram.
Zároveň však vždy, keď z mailu odchádzam, zatváram ho s nulovým počtom neprečítaných správ. Každý mail buď:

  • okamžite vybavím, ak ma to nestojí veľa času a námahy,
  • alebo si naplánujem jeho vybavenie do kalendára (v prípade, že mi jeho riešenie zaberie viac ako pol hodiny) a odosielateľovi odpíšem, kedy sa budem jeho požiadavke venovať,
  • mail prečítam a neodpovedám (ak som len na kópii a email nebol priamo adresovaný mne),
  • mail vymažem (spam, nepodstatné veci).

Po 2 rokoch: Toto dodržiavam takmer na 100 %.

8. Správa kalendára

Ja osobne používam Google kalendár, kde mám napísané všetky činnosti.
Nech už používate akýkoľvek nástroj, existuje pár všeobecných zásad:

  • V kalendári mám okrem pracovných povinností aj súkromné udalosti alebo čas na cestovanie.
  • Veľa času tiež ušetríte, ak si do kalendára nastavíte opakujúce sa úlohy. Napríklad vždy ráno od 8:00 do 9:00 vybavovanie mailov alebo 4-krát do týždňa behanie.
  • Rozlišujte činnosti v kalendári farebne. Môžete zvoliť prístup, keď budete rozlišovať meetingy, prácu na projektoch či voľnočasové aktivity. Okrem tohto farebného rozlíšenia používam ešte jedno. Farebne odlišujem úlohy, ktoré ešte môžem preložiť, v prípade, že mi do toho niečo príde. A úlohy, ktoré už preložiť nemôžem lebo nestihnem deadline.
  • Zabudnite na multitasking. Vždy si naplánujte len jednu činnosť a menšie úlohy nechajte na blok určený pre emaily a administratívu.
  • Treba myslieť na to, že po takmer každom meetingu budú nasledovať nejaké úlohy: odpoveď a sumarizácia, príprava ponuky alebo špecifikácie, vypracovanie dokumentu.
  • Podobné tasky si plánujte hneď po sebe (zadávanie nových projektov a pod.).
  • Snažte sa koncentrovať viac stretnutí v rovnaký čas a na rovnakom mieste (ušetríte čas pri cestovaní).

Po 2 rokoch: Skúšala som rôzne tooly, ako napríklad Wunderlist či Trello. Vždy som sa však vrátila ku Google kalendáru a ten je môj najlepší kamarát. Čo v ňom nie je, to sa v mojom pracovnom živote nedeje.

9. Naplánujte si dobu, kedy sa nenecháte vyrušovať

Kedykoľvek je to možné, vyhraďte si denne minimálne jednu (ideálne 3 :)) hodiny, keď budete môcť nerušene pracovať. Zavrite mail, vypnite telefón, zariaďte, aby vás kolegovia „neotravovali” a potom sa v pokoji budete môcť venovať úlohám, na ktoré sa potrebujete sústrediť.
Vyrušovanie je najväčší nepriateľ efektivity. Mohlo by sa zdať, že tá minútka, kým odpoviete niekomu na otázku je zanedbateľná. Keď sa človek dostane do určitého flow-u (napr. pri písaní článku) a niekto ho z toho vytrhne, trvá ďalšie desiatky minút, kým sa do toho stavu opäť dostane.

Po 2 rokoch: Vyhradiť si denne 3 hodiny bez vyrušovania, sa mi napriek viacerým pokusom nepodarilo zaviesť do praxe. Od kedy vediem slovenskú VISI a vo firme máme okolo 40 ľudí, je to už takmer nemožné. Skoro každý týždeň si však doprajem homeoffice, kde mám čas sa koncertovať a nikým sa nenechám rušiť.

10. Naučte sa delegovať

Mnohí manažéri na popredných pozíciách majú zásadný problém s delegovaním úloh. Buď to nevedia, nenapadne im to alebo si povedia, že si to radšej spravia sami a dobre. Ani jeden z týchto prístupov nie je správny.
Každý leader by mal ako prvú vec pri obdržaní úlohy myslieť na to, či neexistuje niekto kompetentný, na koho môže úlohu delegovať. Ak nemáte ako manažér pod sebou spoľahlivých ľudí, chyba bude asi niekde inde, nie v time-manažmente.
Avšak aj delegovanie úloh musí prebiehať takým spôsobom, aby bolo efektívne (výkonné, správne, proste super :)):
Delegovanie by sa malo plánovať podľa nasledovného modelu:

  • Výsledky – Aké sú požadované výsledky?
  • Motivácia – Aký prínos prinesie delegovanie konkrétnej úlohy mne a aký kolegovi, ktorému ho delegujem?
  • Osoba – Aké (mimo)profesijné skúsenosti má kolega a sú tieto zdroje využívané?
  • Poriadok – Na čo treba dávať pozor? Postup, rozsah, náklady, dôležité detaily.
  • Nástroje a pomôcky – Aké pracovné nástroje a pomôcky budú potrebné? Sú k dispozícii?
  • Vybavenie.

Po 2 rokoch: Keby som nedodržiavala túto zásadu, pracujem 12 hodín denne a cez víkendy. Naučila som sa nielen delegovať, ale hlavne ľuďom veriť, že prácu odvedú skvele.

Rada na záver

Ak chcete byť výkonní vo svojej práci, musíte mať dobre nastavený time-manažment. Správne nastavený time-manažment si následne vyžaduje sebadisciplínu pri jeho dodržiavaní. K sebadisciplíne sa dopracujete (donútite), ak ste dostatočne motivovaní. Túto motiváciu musí v sebe nájsť každý sám. Pre mňa je dôležité to, že stihnem v práci všetko, čo chcem, potrebujem, musím a zároveň sa stíham venovať behaniu, tancovaniu, kamarátom a rodine :). Tých pár „ťažkých chvíľ“ pri plánovaní a prekonávaní sa v dodržiavaní plánu, mi za to rozhodne stoja.

Po 2 rokoch: Platí na 100 % :).