Naučte sa efektívne pracovať s tabuľkami
Trápite sa s tabuľkami v Exceli alebo v Google Spreadsheet? Vyskúšajte tieto jednoduché funkcie, ktoré vám ušetria vaše nervy a čas.
Neviem ako vy, ale ja som sa s excelovskými tabuľkami stretol prvýkrát asi na gymnáziu a, samozrejme, som si ich tam sprotivil. Vtedy mi ani nenapadlo, že niekedy v živote budem musieť vytvárať tabuľky a grafy v Exceli a už vôbec mi nenapadlo, že by mi to mohlo ušetriť čas.
Časy sa ale zmenili a moje naivné predstavy vystriedala realita. Každý, kto pracuje „s počítačom”, sa skôr či neskôr dostane k tabuľkám, ktoré musí vypĺňať. Ak to s nimi neviete, tak je to otrava, ktorá vám zaberá príliš veľa času. Ale ak si dáte tú námahu a začnete sa s dátami hrať, tak zistíte, že si svoju prácu viete výrazne uľahčiť.
Všade samé tabuľky
Tabuľkové programy, ako Excel, LibreOffice alebo Google Spreadsheet, ktorý používam ja, obsahujú desiatky užitočných funkcií, ktoré vám pomôžu zjednodušiť prácu. Väčšina ľudí o nich nevie, a preto som sa rozhodol vybrať do tohto článku tie najbežnejšie a najpoužiteľnejšie.
1. Spočítaj, vynásob, vydeľ
Začneme zľahka a to základnými počtami. Čísla môžete rátať tak, ako ste zvyknutí, jediný rozdiel je v tom, že pred ne musíte dať znak rovnosti. To znamená, že keď chcem zrátať 6 + 7, tak to zapíšem ako =6+7 a dostanem výsledok 13. Rovnako to funguje aj s odpočítavaním (=6-7), násobením (=6*7) a delením (=6/7).
Problém nastane, ak chceme napríklad zrátať všetky čísla v celom stĺpci. Zapisovať všetky čísla s + by trvalo veľmi dlho. Použiť preto môžeme funkciu SUM, ktorá zráta všetky čísla.
| =SUM(1, 2, 3, 4, 5) | Zráta všetky čísla a dá nám výsledok 15 |
| =SUM(A1:A5) | Zráta všetky čísla v bunkách A1 až A5 |
| =SUM(A:A) | Zráta všetky čísla v stĺpci A bez ohľadu na počet buniek |
Ak nepotrebujete spočítať hodnoty čísel, ale ich počet, tak môžete využiť funkciu COUNT. Ak chcete spočítať počet položiek, ktoré nie sú čísla, tak skúste funkciu COUNTA. Funkcia COUNTBLANK zase spočíta prázdne riadky.
| =COUNT(1, 2, 3, 4, 5) | Zráta počet čísiel a dá nám výsledok 5 |
| =COUNTA(Jozko, Ferko, Misko, Jurko) | Zráta počet mien a dostaneme výsledok 4 |
| =COUNTBLANK(B:B) | Zráta počet prázdnych riadkov v stĺpci B |
2. Minimum, priemer a maximum
Ak máte v dokumente tisícky čísel a potrebujete nájsť najmenšie a najväčšie čísla, tak si ich môžete buď zoradiť od najväčšieho po najmenšie, alebo využiť funkcie MIN a MAX. Priemernú hodnotu všetkých čísel vám prezradí funkcia AVERAGE alebo prostrednú hodnotu zistíte vďaka MEDIAN.
| =MIN(4, 6, 7, 12, 65, 3, 18) | Dostaneme najmenšie číslo 3 |
| =MAX(4, 6, 7, 12, 65, 3, 18) | Výsledok je najväčšie číslo 65 |
| =AVERAGE(4, 6, 7, 12, 65, 3, 18) | Dostaneme priemernú hodnotu 16,42 |
| =MEDIAN(4, 6, 7, 12, 65, 3, 18) | Dostaneme prostrednú hodnotu 7 |
3. Koľkého je dnes?
Ak potrebujete zistiť dnešný dátum, tak použite funkciu TODAY. Ak potrebujete vedieť aj presný čas, tak skúste zadať NOW. S týmito číslami môžete ďalej pracovať a získať z nich deň, mesiac, poradie dňa v týždni alebo rozdiel medzi dvomi dátumami.
| =TODAY() | Dostaneme dnešný dátum, napríklad 11.10.2015 |
| =NOW() | Dostaneme dnešný dátum aj s časom, napríklad 10.10.2015 13:00:09 |
| =DAY(11.10.2015) | Dostaneme číslo dňa v mesiaci, teda 11 |
| =MONTH(11.10.2015) | Dostaneme číslo mesiaca v roku, teda 10 |
| =WEEKDAY(11.10.2015) | Dostaneme číslo dňa v týždni, teda 1 (v angličtine je to nedeľa, 2 je pondelok a podobne) |
| =TEXT(WEEKDAY(„11.10.2015“); „dddddddddd“) | Dostaneme deň v týždni vyjadrený slovne, teda v tomto prípade „nedeľa” |
| =“10.10.2015″-„2.10.2015“ | Dostaneme počet dní medzi dvomi dátumami, teda v tomto prípade 8 dní |
| =NETWORKDAYS(„10.10.2015″;“2.10.2015“;0) | Dostaneme počet pracovných dní medzi dvomi dátumami, teda 6. Nula označuje počet sviatkov v danom období |
4. Dvakrát meraj a raz rež
Ak potrebujete zrátať počet znakov v slove, tak použite funkciu LEN. Ak chcete slovo skrátiť z pravej strany, tak použite funkciu RIGHT, ak z ľavej, tak LEFT. Ak potrebujete spojiť dve bunky, tak môžete použiť funkciu CONCATENATE.
| =LEN(Česko-Slovensko) | Získame počet znakov v slove Česko-Slovensko, teda 15 |
| =CONCATENATE(“Česko”;”-”;”Slovensko) | Spojí slová Česko a Slovensko a vloží medzi ne spojovník |
| =RIGHT(“Česko-Slovensko”;9) | Vymaže všetky znaky sprava okrem posledných 9 znakov a zostane „Slovensko” |
| =LEFT(“Česko-Slovensko”;5) | Vymaže všetky znaky zľava okrem prvých 5 znakov a zostane „Česko” |
| =LEFT(„Česko-Slovensko“;LEN(„Česko-Slovenko“)-9) | Skráti slovo zľava o deväť znakov a zobrazí „Česko” |
| =RIGHT(„Česko-Slovensko“;LEN(„Česko-Slovenko“)-6) | Skráti slovo sprava o šesť znakov a zobrazí „Slovensko” |
5. Kto hľadá, nájde
Na vyhľadávanie v bunkách môžete použiť funkciu VLOOKUP alebo kombináciu funkcií INDEX a MATCH.
| =VLOOKUP(D2; A1:B8; 2; false) | Vyhľadá hodnotu z bunky D2 v rozsahu A1 až B8 a dá nám hodnotu z druhého stĺpca |
| =INDEX(C1:C8;MATCH(E2;B1:B8;0)) | Dostaneme hodnotu z rozsahu C1 až C8 tam, kde sa hodnota E2 nachádza v rozsahu B1 až B8 |
Funkcia VLOOKUP funguje takto:
=VLOOKUP(čo chcem vyhľadávať; v akom rozsahu to chcem vyhľadávať; z ktorého stĺpca chcem zobrať hodnotu; či chcem vyhľadávať vo voľnej zhode – true alebo false).
Na obrázku môžete vidieť, že som chcel vyhľadať slovo „Cyril” v stĺpcoch A:B a že chcem zobrať hodnotu z druhého stĺpca napravo od mena „Cyril”.
Funkcia VLOOKUP má jedno veľké obmedzenie. Slovo, ktoré vyhľadávate, sa musí vo vyhľadávanom rozsahu nachádzať úplne naľavo. Ak sa naľavo od neho nachádza ešte nejaký iný obsah, tak funkcia nič nenájde.
Našťastie je tu riešenie a to kombinácia funkcií INDEX a MATCH. Funguje takto:
=INDEX(rozsah, v ktorom chcem vyhľadávať; MATCH (čo chcem vyhľadávať; v akom rozsahu to chcem vyhľadávať; zhoda – 0 je priama, -1 najbližšia väčšia hodnota, 1 najbližšia menšia))
Zhrnutie na záver
Všetky funkcie použité v tomto článku nájdete aj v tomto Google Spreadsheet dokumente, kde si môžete pozrieť, ako fungujú v praxi.
Aké sú vaše obľúbené funkcie, ktoré som nespomenul? Ja mám ešte nejaké v zálohe a v prípade záujmu rád napíšem aj pokračovanie tohto článku.