Emaily, emaily a ešte raz emaily. Denne sme zavalení zmesou dôležitých správ, reklamných spamov či servisných upozornení. Práca s inboxom je dôležitejšia, ako sa môže na prvý pohľad zdať, pretože jednak vás môže veľké množstvo emailov úplne v práci paralyzovať a taktiež mnoho ľudí nevie prichádzajúcim správam priradiť tú správnu prioritu.

Koncept Inbox Zero je tu už nejaký ten rok a v podstate je založený na jednoduchom princípe. Všetky prichádzajúce emaily musia byť čo najskôr, respektíve pri príchode do práce či odchode z práce, spracované. Veľmi peknú, aj keď staršiu prezentáciu, má na tému Inbox Zero Merlin Mann v rámci Google Tech Talks:

Aj napriek tomu, že sa online komunikácia za posledných 10 rokov hlavne vďaka sociálnym sieťam posunula výrazne ďalej, emaily a ich princíp tu zostali, a preto je aj po rokoch metóda Inbox Zero stále aktuálna. Na internete nájdete kopec rôznych konceptov, ktoré vychádzajú z Inbox Zero, ja sa pokúsim zhrnúť moje skúsenosti a odporúčania, ktoré uplatňujem každý deň v práci.

Hneď na úvod musím spomenúť, že pracujem zásadne v prostredí Gmail v rámci Google Apps, kde máme celý firemný intranet. Takže všetky body budú súvisieť práve s možnosťami Google emailov.

 

1. Otvárajte si emailovú schránku len niekoľkokrát za deň

Ak chcete byť v práci čo najviac efektívny, je potrebné si emailovú schránku zatvoriť a pevne si počas dňa stanoviť časy, keď sa budete venovať len prichádzajúcej pošte. Ja osobne mám takto za deň tri časové sloty, ráno (ranná pošta a administratíva), okolo obeda a potom podvečer pred odchodom z práce. Vypnite si všetky notifikácie (mobil, PC), aby vás zbytočne nelákali otvoriť si okamžite ďalší „dôležitý” email. Pamätajte, že ak niekto píše email, určite počká zopár hodín na odpoveď. Ak by to horelo, nepochybne bude volať.

 

2. Vždy ju zatvorte bez neprečítaných emailov

V emailovej schránke nesmú zostať žiadne neprečítané emaily, keď ju chcete zavrieť. Toto je najdôležitejšie pravidlo Inbox Zero. Nebojte sa, neznamená to, že teraz budete emaily riešiť X hodín, pokiaľ to nedokončíte. Ide len o to, že s novými emailami okamžite urobíte poriadok. Teda všetky nepotrebné emaily (notifikácie, spam či veci, ktoré sa vás netýkajú) okamžite vymažete alebo archivujete. Zo všetkých dôležitých emailov, z ktorých vyplýva nejaká úloha, si danú úlohu naplánujete a na všetky emaily, na ktoré viete odpovedať, tak aj okamžite urobíte. Nič viac, nič menej.

Cieľom je naozaj zatvoriť inbox bez neprečítaných emailov, pretože v opačnom prípade si tlačíte balvan pred sebou, strácate prehľad a taktiež si podvedome vytvárate pracovnú bariéru, ktorá vás neustále straší.

 

3. Nastavte si filtre

Veľkou pomôckou vedia byť automatické filtre. Ak pravidelne dostávate určitý typ emailov alebo emaily od určitej osoby, ktoré znamenajú vždy rovnakú úlohu, nastavte si ich. Email sa tak automaticky priradí tam, kde má, alebo je preposlaný zodpovednej osobe či rovno vymazaný. Nebude vás tak strašiť v inboxe.

 

4. Odpovedajte okamžite na všetko, kde sa odpoveď zmestí do jednej vety a nemusíte ju hľadať

Ak otvoríte email a rovno vidíte, že na odpoveď postačuje 10 sekúnd z vášho času, odpovedzte. Niekedy aj email v tvare „OK” dokáže veci posunúť ďalej a vy ste sa práve zbavili ďalšieho neprečítaného emailu. Pri internej komunikácii idú formality bokom, dôležité je odpovedať efektívne a rýchlo.

Pri tomto pravidle si ale treba dávať aj pozor, aby ste si nevyrobili viac roboty. Ak si totiž neprečítate email pozorne alebo odpoveď  „OK” môže mať viac zmyslov či adresát nevie, čo konkrétne z emailu je OK, tak musíte odpovedať znovu, telefonovať a neviem čo ešte.

 

5. Vytvorte si úlohy na všetky ostatné dôležité emaily (tasky vs. kalendár)

Ak sa email nedá vymazať alebo rovno naň odpovedať, treba mu prideliť úlohu. Ak viete, že bude trvať 5 – 15 minút, dajte si na daný email hviezdičku alebo ho zaraďte do Taskov (úloh). Niekedy v týždni si vyhraďte hodinku až dve na tasky tohto typu. Ak viete, že z emailu vyplýva dlhšia úloha, rovno si vytvorte event v kalendári. Nikdy tak nestratíte prehľad o dôležitých úlohách a taktiež viete približne odosielateľovi napísať, kedy na daný email odpoviete.

 

6. Súkromné vs. pracovné emaily

Snažte sa striktne oddeľovať súkromnú a pracovnú poštu. Pokiaľ sa dá, majte úplne oddelené inboxy, aby sa pošta nemiešala a nezaberala vám zbytočne pracovný čas. Súkromnú poštu si môžete otvoriť aj večer doma pri telke a aj tu, samozrejme, platí pravidlo Inbox Zero. 🙂

 

7. Vytvorte si preddefinované emailové šablóny

Gmail poskytuje takzvané Canned reponses. Pomerne jednoducho si viete preddefinovať šablóny pre emaily či odpovede, ktoré píšete pravidelne. Jedným klikom tak máte napísaný email, ktorý sa dá s drobnými úpravami rovno odoslať.

 

8. Delegujte

Nie je nič lepšie a zároveň riskantnejšie, ako delegovať úlohy. Pri veľkom počte prichádzajúcej pošty vám ale nič iné nezostáva. Treba si jednoducho zadefinovať oblasti, ktorým sa stíhate venovať osobne a tie, kde vám stačí email len preposlať a môžete ho pokladať za vybavený. Delegovanie je, samozrejme, podstatne širšia téma, je len potrebné uvedomiť si, že delegovať treba aj v rámci emailovej komunikácie.

 

Budem rád za akékoľvek užitočné tipy k tejto téme. A teraz už bežím roztriediť si emaily…

 

Zdroj fotky: HongKiat