Článok začnem netradične. Tým, že si hneď na úvod odpoviem na otázku v titulku.  Sú meetingy nevyhnutné zlo alebo efektívny nástroj riadenia? Jednoznačne skvelý nástroj!

Musíte však vedieť, ako ho používať. V tomto článku sa venujem tomu, aké mávame meetingy vo VISI, ako prebiehajú a hlavne, v čom nám pomáhajú.

1.Týždenné celofiremné meetingy

Tento názov meetingu znie ako čisté zlo. Nielenže je každý týždeň, ale ešte sa naň musí „dotrepať” celá firma. Nie je to však také strašné, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať.

Pravidlom číslo jeden pri všetkých našich meetingoch je: ak nemáme čo povedať, meeting sa nekoná. A práve tento býva najčastejšou obeťou tohto pravidla. Presnejší názov by bol „Nepravidelný meeting každý druhý týždeň, niekedy aj každý, minimálne však raz do mesiaca a maximálne 3-krát“. Pre zjednodušenie využívame názov „Pravidelný VISIBILITY meeting“.

Trvanie: 15 minút až pol hodina (vo výnimočných prípadoch, keď sa niečo prezentuje, tak to môže byť hodina).

Frekvencia: Ako už bolo spomínané, minimálne raz za mesiac, maximálne 3-krát. Obvykle tak každý druhý týždeň.

Účastníci: Celá firma.

Cieľ: Zastávame názor, že ľudia vo firme chcú a potrebujú vedieť, čo sa deje, prečo a ako. Na zmeny musia byť postupne pripravovaní. Účelom týchto meetingov je teda informovať všetkých ľudí o všetkom podstatnom, čo sa vo firme deje.

Priebeh:

  1. Na pravidelných meetingoch hovoríme o veciach, ktoré riešim či už ja alebo Juraj. Môže to byť návrh nového procesu, zlepšovanie súčasných procesov, hľadanie nového človeka, rozbiehanie medzinárodných spoluprác a pod.
  2. Hovoríme o všetkých závažnejších veciach, ktoré sa riešili v rámci tímov. A to ako pozitívnych, tak aj o problémových.
  3. Vyhlasujeme zamestnanca a autora mesiaca.
  4. Predstavujeme nových kolegov, ktorých sme prijali do tímu.
  5. Obchodníci zhrnú, akých máme nových klientov a čo pre nich robíme.

 

2. Týždenné QM meetingy

Najskôr vysvetlenie čo, resp. kto sú to QM. Takto vyzerá štruktúra našej firmy:

structure-visibility2

QM je teda skratka pre Quality manažéra. Tak nazývame vedúcich jednotlivých oddelení.

Trvanie: Hodina.

Frekvencia: Každý týždeň (občas sa zruší, ale menej často ako celofiremný meeting).

Účastníci: QM, náš Strategy director Marek a ja.

Cieľ: Zdieľanie know-how medzi vedúcimi oddelení. Predchádzanie opakujúcim sa problémom. Zavádzanie nových procesov a zmien.

Priebeh:

  1. Na začiatok prechádzam, aké mám návrhy na zmeny, prípadne, čo aktuálne riešim a s čím potrebujem pomôcť. Ak chcem zmeniť nejaký proces, práve na týchto meetingoch riešim s QM, čo si o tom myslia.  Aký to bude mať dopad na ich tím a či je to vôbec dobrý nápad.
  2. Potom dostane každý QM priestor na to, aby zhrnul, čo za posledný týždeň riešil. Ak má nejaký problém, opíše nám ho a my sa mu spoločne snažíme pomôcť.

 

3. Mesačné review meetingy

Trvanie: Pol hodina až hodina.

Frekvencia: Každý mesiac.

Učastníci: Ja, CEO Juraj, Strategy director Marek.

Cieľ: Oboznámiť CEO s fungovaním firmy.

Priebeh:

Ja aj Marek si pripravíme súhrn všetkého, čo sme za uplynulý mesiac riešili, plus to, čo budeme riešiť ten nasledujúci.

Prechádzame prehľad kapacít za uplynulý mesiac. Koľko hodín sa strávilo na klientských projektov, koľko na našom marketingu, či sme nemali príliš voľné alebo naopak príliš plné kapacity.

 

4. Tímové meetingy v kancli

meeting v kancli

Trvanie: Pol hodina až hodina.

Frekvencia: Každý tím to má inak. Od SEO tímu, ktorý sa stretáva raz za mesiac až po accountov, ktorí sa stretávajú dvakrát za týždeň.

Účastníci: QM + jeho tím + raz za 3 mesiace sa zúčastním každého tímového meetingu ja.

Cieľ: Prejsť si projekty, riešiť problémy, ktoré pri nich vznikli.

Priebeh:

Meeting vedie QM. Ostatní si pripravia, na akých projektoch robia a či majú nejaký problém, ktorý potrebujú riešiť.

 

5. Tímové meetingy mimo kanclu (pri pive)

Áno, je to také super, ako to znie. Stretnutie tímu prebieha v pracovnej dobe mimo kancelárie a s pivom (alebo vínom) v ruke. 🙂

pivo meeting

Trvanie: 2 hodiny až celý večer (ak sa rozbehne zábava ;)).

Frekvencia: Raz za mesiac.

Účastníci: QM + jeho tím + raz za 3 mesiace sa zúčastním každého tímového meetingu ja.

Cieľ: Zdieľanie know-how a noviniek, posťažovať sa alebo pochváliť, zmeniť prostredie, pokecať s kolegami.

Priebeh:

  • Na začiatku každý z tímu povie, čo nové sa za posledný mesiac naučil, vyskúšal alebo sa dočítal.
  • Potom sa každý pochváli tým, čo mu vyšlo. Či už sú to dobré výsledky, grafika, zvládnutie komplikovanej situácie s klientom.
  • Account oddelenie má dokonca aj chvíľku hejtu, kedy sa posťažujú, či už na kolegu, klienta, alebo robotu ako takú ;).
  • Ďalej sa prechádzajú návrhy na zlepšenia práce.
  • Často meeting skĺzne do brainstormingu. Ak niekto dlhšie maká na jednom projekte a už nevie, ako by ho posunul ďalej, tak to rieši práve tu. Uvoľnená atmosféra a zmena prostredia sú skvelým podnetom na nové nápady.

 

6. Face-to-face meetingy

Pravidelná spätná väzba je jedným z kľúčových nástrojov, ktorý ľudí a firmu posúva ďalej. Preto u nás prebiehajú face-to-face meetingy, a to konkrétne medzi:

  1. QM a členmi jeho tímu.
  2. Mnou a každým QM.
  3. Mnou a každým zamestnancom.

 

QM s členmi tímu

Trvanie: 15 min. až pol hodina.

Frekvencia: Raz za mesiac.

Cieľ: Predchádzať vzniku problémov na projektoch, dávať a získavať priebežnú spätnú väzbu od zamestnancov.

Priebeh:

  • QM sa opýta danej osoby, ako sa má a či má nejaký problém, ktorý by sa mal riešiť.
  • Následne sa prejdú všetky projekty, na ktorých daná osoba pracuje.
  • Ak je nejaký problém, či už s projektom, alebo s výkonmi, prípadne správaním zamestnanca, tak sa určí postup, ako problém vyriešiť.

 

Ja s QM

Prebieha podobne ako QM s členmi tímu. Rozdiel je len vo frekvencii, ktorá je v tomto prípade raz za kvartál.
 

Ja s každým zamestnancom

Trvanie: Zamestnancovi to zaberie pol hodinu až hodinu. Mne asi 3 dni, keďže máme vo firme už takmer 40 ľudí.

Frekvencia: Raz za pol roka.

Cieľ: Hlavným cieľom tohto meetingu je zistiť feedback našich ľudí na firmu. Nie sú to hodnotiace pohovory zamestnancov. Ide skôr o hodnotiaci pohovor firmy. 🙂 Snažím sa zistiť, či sú ľudia spokojní. Ak nie, čo môžeme urobiť pre to, aby boli.

Tiež tu získavam návrhy na zmeny a zlepšenia.

Priebeh:

Tomuto meetingu predchádza zaslanie dotazníka, v ktorom sa pýtam:

  • Máš nejaký problém, ktorý by sme mali riešiť?
  • Máš nejaké návrhy, ktorými by sme sa mali zaoberať?
  • V čom si sa doteraz posunul/a za rok 2016?
  • Kam by si sa ešte chcel/a posunúť v roku 2016?

Dotazník posielam preto, že sú u nás rôzne typy ľudí. Niekomu sa ľahšie vyjadruje písomne, inému osobne. 

Priamo na meetingu potom prechádzame dotazník. Pokiaľ mám ja nejakú spätnú väzbu na prácu a výkony zamestnanca, prejdeme si aj to.

Po meetingu mám vždy zapísaných kopec taskov a vecí, ktoré treba preveriť, zmeniť, implementovať.

 

7. Meetingy k projektom

meeting k projektu

Akonáhle na projekte robí viac ako jeden človek, tak sa konajú meetingy:

  1. Úvodný meeting tímu, kde si predstavíme klienta a čo sa pre neho ide robiť.
  2. Priebežné meetingy, ktoré sú v prípade dlhodobých klientov každý mesiac. Preberá sa, ako projekt napreduje a čo navyše by sme pre klienta mohli urobiť.

 

Ako udržať meetingy efektívne

My sa držíme týchto zásad:

  • Každý meeting má svoj presný cieľ.
  • Vyšpecifikovaný program.
  • Ohraničené trvanie.
  • Nikdy sa nestretávame, len aby sme sa stretli. Vždy to má svoj presný účel a ak nie je čo povedať, meeting sa zruší.

Možno niekomu takéto množstvo meetingov príde zbytočné. Ja som však presvedčená, že práve vďaka nim predchádzame mnohým problémom na projektoch, účinnejšie zdieľame know-how a v neposlednej rade budujeme skvelý tím.